Comment mieux déléguer et obtenir plus de résultats ?

Il n'y a pas de meilleur sentiment que de cliquer sur “Attribuer” sur une commande, en sachant que votre équipe s'en chargera à partir de maintenant. Malheureusement, pour les fondateurs comme nous, il est parfois difficile d'abandonner le contrôle des compétences essentielles de notre entreprise.

Même si vous n'êtes pas encore prêt à confier les commandes des clients à quelqu'un d'autre, vous pouvez commencer par déléguer des tâches spécifiques. Apprendre à mieux déléguer vous aidera à gérer plus de clients et, au final, à développer votre agence.

Les raisons de déléguer

Beaucoup de gens ont du mal à déléguer des tâches. La délégation exigeant un certain effort initial, il est parfois plus intéressant de faire la tâche soi-même.

D'autres fois, il se peut que vous soyez plus compétent sur le sujet de la tâche à accomplir. Par exemple, vous connaissez parfaitement votre service. Il vous sera donc plus facile de concevoir et de rédiger le contenu d'une brochure que vous prévoyez de distribuer lors de la prochaine convention.

Mais pouvez-vous vraiment demander à quelqu'un d'autre de couvrir ces informations ?

Vous avez une idée précise de ce dont vous avez besoin pour le contenu. Et les déclarations d'avantages vous viennent facilement à l'esprit. Tout ce que vous avez à faire, c'est de prendre le temps de le créer.

La vraie question ici est : “Devriez-vous consacrer votre temps à cette tâche ?”

Même si une tâche peut sembler plus facile à accomplir par vous-même, vous devez tenir compte de deux choses lorsque vous envisagez de déléguer une tâche.

Vos compétences sont-elles mieux utilisées sur un autre aspect de votre service ?

La réponse est probablement “oui”. Lorsque vous effectuez des tâches correctives par vous-même, vous n'utilisez pas votre temps de la meilleure façon possible. Dans cet exemple, vous pouvez probablement consacrer votre temps à développer davantage votre stratégie pour cet événement, ou même réfléchir à d'autres idées pour mieux promouvoir votre service.

Déléguer cette tâche vous facilitera-t-il la vie à l'avenir ?

Lorsque vous confiez une tâche à quelqu'un d'autre, vous permettez à cette personne de développer des compétences et des capacités qui seront utiles à votre service à l'avenir. En fin de compte, lorsqu'un projet comparable se présentera à l'avenir, il vous sera plus facile de le déléguer parce que vous saurez que la personne remplira le rôle sans vous obliger à vous impliquer.

En substance, lorsque vous déléguez une tâche, vous libérez votre temps et vos compétences pour vous concentrer sur quelque chose de plus important. Et à mesure que vous déléguez des tâches, votre équipe apprend et devient un élément plus fiable de votre organisation.

Savoir quand déléguer

Si la délégation peut aider votre service à devenir plus efficace, vous ne pouvez pas tout déléguer.

Alors comment savoir quand déléguer ?

Lorsque vous décidez quelles tâches méritent ou non d'être déléguées, posez-vous les questions suivantes :

Avez-vous quelqu'un qui possède ou peut comprendre l'information ou l'expertise requise pour accomplir la tâche ? Quelqu'un d'autre peut-il accomplir cette tâche, ou est-il essentiel que vous la fassiez vous-même ?

Cette tâche sera-t-elle récurrente ? Si la tâche est appelée à se répéter de façon similaire à l'avenir, ce pourrait être une excellente occasion de former quelqu'un pour l'accomplir à votre place. Cette tâche vous donne-t-elle l'occasion de développer les compétences d'un autre membre de l'équipe ? En prenant le temps de le former maintenant, vous pourriez gagner beaucoup de temps par la suite. La tâche est-elle assortie d'une contrainte de temps ? Aurez-vous le temps de déléguer cette tâche efficacement ? Vous aurez besoin de temps pour dispenser une formation suffisante, répondre aux questions, fournir des réponses, vérifier les progrès et retravailler la tâche terminée si nécessaire.

Devriez-vous déléguer cette tâche ? Certaines tâches peuvent nécessiter votre attention personnelle. Par exemple, si la tâche est essentielle pour le succès à long terme de votre service, vous devriez y consacrer une partie de votre attention.

Si vous pouvez affirmer en toute confiance que l'une de ces balles s'applique à la tâche en question, la déléguer pourrait être la bonne décision.

Comment déterminer la personne idéale pour déléguer des tâches

Voici ce que vous devez prendre en compte pour déterminer qui doit accomplir vos tâches.. :

1. Quelle expérience, quelles connaissances et quelles compétences sont nécessaires pour accomplir la tâche ?

Si une expérience, des connaissances ou des compétences sont nécessaires pour accomplir la tâche, vous devez vous assurer que la personne les possède. Et si ce n'est pas le cas, vous devez vous assurer que vous avez le temps et les ressources nécessaires pour lui donner la formation indispensable.

Par exemple, si vous avez besoin de quelqu'un pour réaliser une séquence d'e-mails pour votre marketing, vous devez vous assurer que la personne comprend ce qu'est une séquence d'e-mails marketing, la rédaction et plusieurs autres compétences.

En fin de compte, il importe peu que la personne comprenne ces compétences si vous avez le temps et les ressources pour les lui donner.

2. Comment cette personne accomplit-elle son travail ?

Analysez le style de travail de cette personne. La personne est-elle un travailleur indépendant ? Ou a-t-elle besoin que vous gardiez un œil sur elle ?

Considérez les objectifs et les intérêts à long terme de cette personne. Sont-ils compatibles avec le projet auquel vous prévoyez de l'affecter ?

3. Cette personne a-t-elle une charge de travail actuelle ?

Si la personne est incapable d'assumer cette tâche, vous devez le savoir. Sur quoi cette personne travaille-t-elle actuellement ? Cette nouvelle tâche l'obligera-t-elle à reporter d'autres responsabilités ? Avez-vous quelqu'un d'autre pour assumer sa charge de travail ?

Conseils essentiels pour mieux déléguer

1. Enseignez de nouvelles compétences dans le cadre de votre processus.

Même si vous n'avez pas quelqu'un qui possède les compétences nécessaires pour assumer une tâche spécifique, il est toujours possible de déléguer le travail. La plupart des compétences s'apprennent, et certaines sont faciles à acquérir sans aucune expérience.

2. Incluez des instructions – même si la tâche semble facile

Même si une tâche peut sembler évidente, vous devez inclure un ensemble d'instructions pour chaque tâche que vous déléguez. Veillez à inclure des préférences, des étapes et des informations sur la date limite.

3. Fixez des priorités

Commencez à élaborer un système de priorités pour vos tâches. Ce système dépend de votre expertise, de votre secteur d'activité et du type de tâches que vous devez généralement traiter. Mais vous voudrez créer quelques catégories indiquant le niveau d'effort et le degré de compétence que vos tâches exigent.

La catégorie des tâches les plus qualifiées contiendra les tâches que vous devez gérer seul. Les catégories moins qualifiées peuvent être déléguées à d'autres personnes. Le degré d'effort indiquera les tâches que vous devez déléguer. Par exemple, vous pouvez assigner une tâche à haut degré d'effort et à faible niveau de compétence pour gagner beaucoup de temps de votre côté.

4. Comprenez que le lâcher-prise est essentiel pour réussir à déléguer

Il est difficile de lâcher prise. Parfois, vous aurez l'impression de devoir continuer à vous consacrer à votre propre travail. Et même s'il peut être attrayant d'accomplir son propre travail, il est essentiel de savoir que d'autres personnes peuvent vous aider. D'autres membres de votre équipe possèdent ou peuvent acquérir les compétences et les aptitudes nécessaires à l'accomplissement de vos tâches, ce qui signifie que le fait de lâcher prise et de laisser les autres s'occuper de ces tâches peut être bénéfique pour vous et votre organisation.

5. Utilisez les forces de vos coéquipiers

Vous êtes le leader de votre organisation, ce qui signifie que vous devez connaître les points forts de vos travailleurs. Apprendre les points forts et les points faibles de ces personnes profitera en fin de compte à votre organisation. Lorsque leur potentiel et leur éventail de compétences seront connus, vous saurez à qui confier certaines tâches.

Considérez qui possède le plus de compétences pertinentes pour la tâche. Lorsque vous connaissez les forces, les faiblesses et les compétences de vos coéquipiers, l'attribution de tâches pertinentes pour les membres de votre équipe devient une décision facile. Une fois que vous savez qui est le meilleur pour le travail, restez cohérent. En déléguant le même type de tâches à la même personne, celle-ci s'améliorera dans l'accomplissement de ce type de tâches.

6. Incorporez les commentaires afin de faciliter la délégation à l'avenir

Les commentaires vous aideront dans le processus de délégation, et vous voudrez les donner et les recevoir pour améliorer vos délégations. Lorsqu'une personne fait un excellent travail sur la tâche que vous lui avez confiée, remerciez-la publiquement et félicitez-la pour son travail bien fait. S'il n'a pas fait un excellent travail, faites-lui une critique constructive pour qu'il s'améliore à l'avenir.

Vous voudrez également connaître l'avis des membres de votre équipe sur votre travail de délégation. C'est l'occasion pour vous de vous améliorer en matière de délégation. En demandant une rétroaction, vous apprendrez si vous ne fournissez pas assez d'information, si la tâche est trop difficile, et plus encore.

7. Faites confiance mais vérifiez

Après avoir délégué une tâche, vous devez faire confiance à la personne pour l'exécuter. Vous vous assurez ainsi que la personne peut accomplir la tâche à sa manière. Mais n'hésitez pas à intervenir de temps en temps pour vérifier l'exécution de la tâche. Cela vous aidera à vous assurer que tout est sur la bonne voie pour être achevé dans le délai imparti.

Il peut suffire d'envoyer un e-mail de vérification rapide pour contrôler la progression de la personne. En procédant ainsi, vous garderez les lignes de communication ouvertes.

Bien que la délégation puisse parfois être compliquée, le fait de savoir comment mieux déléguer grâce à ces conseils vous aidera à accomplir davantage de choses. La connaissance des processus et la compréhension du fait que la perfection n'est pas toujours possible vous aideront, mais le fait de tirer des leçons de vos expériences et de faire les ajustements nécessaires à l'amélioration vous aidera à améliorer la façon dont vous déléguez des tâches à votre équipe.